Calculer les primes équitables sans perdre en précision
La rémunération incitative peut modifier sensiblement la rémunération totale d’un emploi. Primes liées aux résultats, commissions, gratifications de rendement ou montants accordés lorsqu’un objectif est atteint ne doivent donc pas être traités comme un simple complément administratif. Dans le cadre de l’équité salariale, leur calcul doit être défini avec méthode afin que la comparaison entre catégories d’emplois repose sur des données cohérentes.
La Commission canadienne des droits de la personne consacre à cette question l’orientation intitulée « Calcul de la Rémunération – Nº 5 », publiée le 30 mars 2023. Ce document fait partie d’une série d’interprétations, de politiques et de lignes directrices destinées aux comités d’équité salariale. Son objectif est double : aider à déterminer ce qui constitue un type de rémunération incitative et expliquer comment le calculer aux fins de l’équité salariale.
Identifier correctement chaque forme d’incitation
La première difficulté consiste à ne pas regrouper sous une même étiquette des mécanismes qui fonctionnent différemment. Une somme peut dépendre de la performance individuelle, des résultats d’une équipe, des résultats de l’organisation ou d’une combinaison de plusieurs critères. Elle peut aussi être versée régulièrement, à une date précise, après une période de référence ou seulement lorsqu’une condition particulière est remplie.
Avant de calculer un montant, le comité doit donc examiner les règles qui encadrent le programme. Il lui faut notamment déterminer qui peut en bénéficier, quels résultats déclenchent le paiement, quelle période est utilisée pour mesurer ces résultats et si le montant est fixe, proportionnel ou laissé à l’appréciation de l’employeur. Cette description permet d’éviter qu’une prime conditionnelle soit confondue avec un salaire régulier ou avec une autre forme de rémunération variable.
La rémunération incitative ne se limite pas forcément à une prime versée en espèces. Selon la définition retenue dans le plan ou la politique applicable, différents paiements liés à l’atteinte d’objectifs peuvent devoir être pris en compte. L’analyse doit cependant rester rattachée aux caractéristiques réelles du régime, à ses conditions d’admissibilité et à la façon dont les employés reçoivent effectivement la somme.
Une attention particulière est utile lorsque les règles ont changé au cours de la période étudiée. Une modification du taux de commission, de la cible annuelle, du mode de calcul ou de la date de versement peut rendre deux montants apparemment comparables en réalité différents. Il est alors préférable de documenter séparément les périodes et les formules utilisées plutôt que de produire une moyenne dépourvue de contexte.
Une méthode de calcul compatible avec l’équité salariale
Le calcul doit représenter la valeur de la rémunération incitative associée à l’emploi pendant la période pertinente. Il ne suffit pas de sélectionner le montant le plus élevé observé chez une personne. Le comité doit savoir si le montant retenu correspond à une possibilité théorique, à une somme réellement versée, à une moyenne ou à une valeur déterminée selon une formule commune.
Une démarche structurée peut être organisée comme suit :
- Décrire le régime : préciser le nom de l’incitatif, sa finalité, les emplois admissibles, les critères de rendement et la période de référence.
- Déterminer la nature du montant : distinguer une prime garantie d’un paiement conditionnel et séparer les composantes individuelles, collectives ou organisationnelles.
- Rassembler les données pertinentes : relever les montants versés, les dates de paiement, les périodes couvertes et les règles qui s’appliquaient au moment du versement.
- Appliquer la même logique aux emplois comparés : utiliser une méthode constante, tout en conservant les ajustements nécessaires lorsque les régimes ne sont pas identiques.
- Documenter le résultat : expliquer la formule, les hypothèses, les exclusions et les limites afin que le calcul puisse être vérifié par le comité.
Dans cette analyse, il peut être nécessaire de distinguer le montant cible du montant effectivement obtenu. Un régime peut prévoir une prime maximale ou un objectif annuel sans que ces valeurs soient automatiquement payées. Inversement, un versement exceptionnel ne devrait pas être présenté comme une caractéristique permanente de l’emploi sans examiner sa nature et les règles qui l’ont produit.
C’est précisément pour clarifier les décisions liées à la rémunération incitative que l’orientation nº 5 est utile : elle invite à définir d’abord le type de rémunération, puis à choisir la méthode de calcul adaptée à ce type. Cette séquence limite le risque de comparer des données qui ne mesurent pas la même chose et renforce la traçabilité du plan d’équité salariale.
Le rôle du comité et les limites du document
Le comité d’équité salariale doit conserver une vue d’ensemble du système de rémunération. Le montant incitatif ne doit pas être isolé des autres éléments qui composent la rémunération d’un emploi. L’orientation nº 5 appartient d’ailleurs à une série plus large : l’orientation nº 1 porte sur la définition de la rémunération, la nº 2 sur les exclusions, la nº 3 sur le salaire et la détermination du taux de salaire le plus élevé, la nº 4 sur la rémunération variable et la nº 6 sur les éléments de rémunération indirecte.
Cette organisation est importante, car une question sur une prime peut être liée à une autre question de classification. Par exemple, il faut parfois vérifier si un paiement relève réellement de la rémunération incitative, s’il doit être exclu, ou s’il doit être analysé comme un avantage indirect. La cohérence entre les différentes orientations évite de compter deux fois un même élément ou de l’omettre sans justification.
Le document s’adresse principalement aux personnes qui participent à l’élaboration ou à la mise à jour d’un plan d’équité salariale. Il peut concerner un employeur individuel ou un groupe d’employeurs reconnu comme un seul employeur par la commissaire à l’équité salariale. Dans tous les cas, les données utilisées devraient être suffisamment précises pour permettre au comité d’expliquer le résultat et de repérer les écarts de traitement entre emplois comparables.
L’orientation est toutefois présentée comme un document technique. Elle ne remplace pas les conseils d’un expert juridique ou d’un spécialiste de la rémunération et ne constitue pas, à elle seule, une ressource en langage simple. Il est donc prudent de vérifier l’interprétation des règles applicables lorsque le régime est complexe, que les données historiques sont incomplètes ou qu’une décision risque d’avoir une incidence importante sur le plan d’équité salariale.
Une rémunération incitative correctement calculée n’est pas seulement un chiffre ajouté au salaire. C’est un élément documenté, défini selon ses conditions réelles et intégré à une méthode de comparaison uniforme. En procédant ainsi, le comité améliore la fiabilité de son analyse et réduit le risque qu’un mécanisme de récompense masque, amplifie ou crée artificiellement un écart de rémunération.